Reunião em pauta

— registrado em: CFA

      27/11/2012 20:53

Atividade necessária para planejar as ações da organização precisa ser bem conduzida para ser produtiva. Do contrário, ela toma tempo e obriga a realização de jornadas de trabalho mais extensas

Existe um provérbio chinês que diz: “Se quiser cortar uma árvore rápido, gaste o dobro do tempo afiando o machado.”. No mundo corporativo, isto quer dizer que é preciso separar um tempo maior para o planejamento. Em razão disso, muitos gestores dedicam-se a inúmeras reuniões de trabalho. Algumas chegam a durar quase um dia inteiro e, quando mal conduzidas, podem causar efeitos indesejados.

De acordo com o presidente do Conselho Federal de Administração (CFA), Adm. Sebastião Luiz de Mello, as reuniões são importantes e necessárias. Por meio delas, os gestores e suas equipes podem solucionar pequenos problemas ou criar complexas estratégias corporativas. “É nesse espaço, ainda, que surgem ideias criativas e alternativas eficientes, que podem trazer mudanças positivas para a organização”, defende.

Contudo, ainda há empresas que perdem o foco e acabam transformando as reuniões em uma atividade penosa, cansativa e improdutiva. O tempo dedicado à atividade é uma das razões que levam as reuniões a não serem eficientes. Nos Estados Unidos, por exemplo, o gerente gasta, em média, metade do expediente em reuniões, conforme revelou a pesquisa realizada pela consultoria Verizon. No caso dos altos executivos, o comprometimento é ainda maior: 75%.

Com uma agenda cheia compromissos profissionais, o presidente do CFA sabe bem a importância de otimizar o tempo para tornar as reuniões mais produtivas. “Para não perder nenhum compromisso agendando, planejo as reuniões com minha equipe. Acredito que isso é o básico para conduzir bem o trabalho”, diz Sebastião Mello.

O planejamento começa com a definição da pauta. É por meio dela que o líder conduzirá a discussão dos assuntos a serem abordados. “Quem vai para uma reunião sem objetivos claros e temas definidos, perde-se no caminho”, justifica o presidente do CFA.

As reuniões precisam ser agendadas com antecedência para que todos possam se preparar. As pessoas que precisam participar precisam ser avisadas e, no comunicado, deve constar o tema da reunião, bem como o horário de início e término do encontro. Por isso, é bom evitar chegar atrasado para não atrapalhar as atividades.

Durante a reunião, a pessoa que conduzirá os trabalhos precisar ter postura de liderança, sendo também um mediador, permitindo que todos possam participar e dar suas contribuições. Manter o controle emocional é outro ponto importante. “Isso vale tanto para notícias boas, quanto naqueles momentos em que são apresentados problemas ou decisões adversas. Os participantes precisam manter a postura e administrar bem suas emoções”, ensina o presidente do CFA.

Atualmente, com o avanço da tecnologia, é possível fazer reuniões sem a presença física das pessoas. Isso acontece muito empresas que possuem unidades em diferentes cidades e precisam reunir seus gestores com frequência. Nesses casos, as teleconferências e programas como Skype ou os hangouts - ferramenta de conferência do Google – podem ser utilizados para reunir essas pessoas.

Na reunião física ou virtual, o que vale mesmo é o bom senso. “Só agende reunião se for necessário. Comunique aos participantes, defina a pauta e tente não realizar reuniões com mais de 30 minutos, salvo se o assunto for mais complexo e demandar maior tempo de planejamento e decisão”, ensina o Administrador.

Ana Graciele Gonçalves

Assessoria de Imprensa CFA

FONTE: CFA http://www2.cfa.org.br/agencia-de-noticias/cfanews/reuniao-em-pauta